La Gestion Électronique des Documents, ou GED, est une technique qui vise à mieux stocker, classer et utiliser les documents d’une organisation, qu’ils aient été créés initialement en format papier ou numérique.
L’enjeu est de taille pour les entreprises, administrations ou autres structures qui recourent à cette technique puisqu’il s’agit de mieux maîtriser un flux de données et de fichiers qui peut rapidement devenir massif.

Par ailleurs, la Gestion Électronique des Documents participe de la politique de cybersécurité des entreprises : la GED peut se marier avec des solutions de protection des données et des fichiers ainsi numérisés et stockés. Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents ? Comment fonctionne-t-elle ? Quelles solutions de protection des données adopter pour assurer la sécurité des documents stockés ?

Qu’est-ce que la GED, Gestion Électronique des Documents ?

La Gestion Electronique des Documents regroupe plusieurs techniques et méthodes permettant d’effectuer diverses opérations sur les documents traités ou créés par la structure. La première étape est la numérisation massive de tous les documents papiers qui peuvent être produits ou stockés par l’entreprise. Diverses techniques peuvent être employées à cette étape : numérisation, capture… Ces documents sont ensuite archivés et stockés numériquement, dans un réseau sécurisé.

Enfin, la Gestion Électronique des Documents permet le classement et l’archivage des documents numérisés. Pour simplifier, l’idée est d’extraire les éléments contenus dans les documents pour permettre leur classification et leur réutilisation ultérieure. La GED intervient donc au moment de la création du document, avec sa numérisation, puis de son stockage, avec des outils de validation, d’indexation mais aussi de classement. Enfin, on retrouve la GED à la phase ultérieure de recherche et d’utilisation des documents, avec la diffusion et le contrôle d’accès aux documents, la construction d’un moteur de recherches interne et le mapping des ressources documentaires.

A quoi sert la Gestion Électronique des Documents ?

Ces techniques visent donc à remplir plusieurs objectifs. D’abord, le stockage et la conservation des documents et données collectées par l’entreprise. En regroupant l’ensemble des documents, il s’agit de faciliter leur sauvegarde tout en évitant les fuites de données éventuelles. Un autre objectif de la GED est de faire gagner du temps à l’entreprise dans l’utilisation des documents. La classification des documents permet en effet une recherche plus facile et rapide pour pouvoir récupérer et utiliser les informations ultérieurement. Ensuite, la GED permet de contrôler l’accès à la donnée. L’espace numérique de stockage peut être protégé pour limiter l’accès à tout ou partie de la donnée conservée. Cette fonction rejoint le dernier objectif de la Gestion Électronique des Documents qui est la mise en place d’une politique de cybersécurité et de lutte contre les cybermenaces.

Gestion Électronique des Documents et sécurité des données

La Gestion Électronique des Documents va de paire avec la cybersécurité. Si les deux notions ne sont pas forcément liées, la mise en place d’une politique de GED permet d’implémenter des solutions visant à assurer la sécurité des données conservées par l’entreprise.

En effet, la numérisation et le stockage des documents dans un espace dédié est l’occasion d’adopter certaines bonnes pratiques. Parmi elles, le chiffrement des fichiers est un élément fondamental. Il permet non seulement la mise en place d’un contrôle et d’un tracking de l’accès aux données grâce à l’attribution des clés de chiffrement, mais aussi la protection du contenu des données chiffrées en cas de vol de données, par exemple.

GED : Comment maintenir la fluidité dans l’activité ?

Un des enjeux majeurs de la Gestion Electronique des Documents est de préserver la fluidité et la souplesse dans l’activité de l’entreprise ou de la structure. La mise en place d’une politique de GED implique effectivement des changements assez importants dans les habitudes de l’entreprise et la période de transition peut soulever des difficultés. D’où la nécessité d’accompagner toutes les équipes dans cette transformation digitale.

Pourtant, la GED a justement pour objectif de faciliter la recherche documentaire interne et l’emploi des informations stockées. De plus, des solutions simples d’utilisation existent pour faciliter le stockage et la sécurisation des données. Concrètement, le chiffrement des fichiers peut être largement automatisé pour permettre une utilisation extrêmement lisible et simple à la fois pour les équipes et pour les RSSI. Il est donc parfaitement possible, en choisissant les bons outils, de coupler GED, lutte contre les cyberattaques, et efficacité dans l’action.

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